Mẫu thư xác nhận đơn đặt hàng

BỘ MẪU XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG Cách sử dụng • Thay các trường đặt trong [ngoặc vuông] bằng thông tin thực tế. • Chỉ xác nhận những nội dung doanh nghiệp đã kiểm tra: mã PO/đơn, hàng hóa, số lượng, giá, ngày giao, điều kiện thanh toán. • Nếu có sai lệch với PO của khách hàng, nêu rõ phần thay đổi và yêu cầu bên mua xác nhận lại trước khi xử lý tiếp. • Không mặc định thư xác nhận phải có chữ ký hai bên. Việc ký/xác nhận phụ thuộc giao dịch, hợp đồng khung và quy trình của doanh nghiệp. Lưu ý pháp lý: Đây là mẫu tham khảo cho vận hành. Điều 24 Luật Thương mại 2005 quy định hợp đồng mua bán hàng hóa có thể được thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể; riêng trường hợp pháp luật yêu cầu văn bản thì phải tuân theo quy định tương ứng. Doanh nghiệp nên đối chiếu hợp đồng và yêu cầu pháp lý cụ thể của giao dịch trước khi sử dụng. Nguồn tham khảo pháp lý: Luật Thương mại 2005, Điều 24 — ban/Thuong-mai/Luat-Thuong-mai-2005-36-2005-QH11-2633.aspx MẪU 1 — THƯ XÁC NHẬN ĐƠN ĐẶT HÀNG B2B Số xác nhận: [OC-YYYY-NNN] Ngày xác nhận: [dd/mm/yyyy] Tham chiếu PO/Đơn đặt hàng: [PO number / Order number] Kính gửi: [Tên công ty/bên mua] Người liên hệ: [Họ tên – Chức vụ] Email/Điện thoại: [Thông tin liên hệ] V/v: Xác nhận đơn đặt hàng [Mã PO/đơn đặt hàng] Kính gửi Quý Công ty, Chúng tôi xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng [mã PO/đơn] ngày [dd/mm/yyyy]. Sau khi kiểm tra thông tin, chúng tôi xác nhận tiếp nhận đơn hàng theo các nội dung dưới đây: STT Mã hàng Mô tả ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] Tổng giá trị đơn hàng: [Số tiền] [Tiền tệ] Thuế/phí (nếu có): [Thông tin] Ngày giao dự kiến: [dd/mm/yyyy hoặc lịch giao] Địa điểm giao hàng: [Địa chỉ] Điều kiện thanh toán: [Điều khoản] Điều kiện giao hàng: [Điều khoản/Incoterms nếu có] Sai lệch/điều chỉnh so với PO của bên mua (nếu có): [Không có / Mô tả rõ nội dung thay đổi và lý do] Yêu cầu phản hồi: Nếu các nội dung trên phù hợp, vui lòng phản hồi xác nhận trước [thời hạn]. Nếu có điểm cần điều chỉnh, vui lòng thông báo để hai bên thống nhất trước khi tiếp tục xử lý đơn hàng. Trân trọng, [TÊN DOANH NGHIỆP BÁN] Người phụ trách: [Họ tên – Chức vụ] Email/Điện thoại: [Thông tin liên hệ] MẪU 2 — EMAIL XÁC NHẬN ĐÃ NHẬN ĐƠN/PO Tiêu đề email: Xác nhận đã nhận đơn đặt hàng [Mã PO/Đơn] – [Tên bên bán] Kính gửi [Anh/Chị/Tên công ty], Chúng tôi xác nhận đã nhận được đơn đặt hàng [mã PO/đơn] ngày [dd/mm/yyyy]. Thông tin chính chúng tôi đã ghi nhận: • Mã PO/đơn: [ ] • Giá trị đơn hàng: [ ] • Ngày giao yêu cầu: [ ] • Địa điểm giao hàng: [ ] • Điều kiện thanh toán: [ ] Đơn hàng hiện đang được [kiểm tra tồn kho/kiểm tra dữ liệu/chờ phê duyệt/đã xác nhận xử lý]. Chúng tôi dự kiến phản hồi trạng thái tiếp theo trước [thời điểm]. Nếu có bất kỳ thông tin nào cần điều chỉnh, vui lòng phản hồi email này hoặc liên hệ [người phụ trách – số điện thoại]. Trân trọng, [Tên người gửi] [Tên doanh nghiệp] [Chức vụ] [Thông tin liên hệ] Khi nào dùng mẫu này? Dùng khi mục tiêu chính là thông báo nhanh rằng doanh nghiệp đã nhận được PO/đơn. Nếu đã chấp thuận đầy đủ hoặc có điều chỉnh về giá, số lượng, ngày giao, nên dùng Mẫu 1. MẪU 3 — ORDER CONFIRMATION SONG NGỮ VIỆT – ANH Subject / Tiêu đề: Order Confirmation [PO No.] / Xác nhận đơn đặt hàng [Mã PO] Kính gửi [Tên khách hàng], Dear [Customer name], Chúng tôi xác nhận đã nhận và chấp thuận xử We confirm that we have received and lý đơn đặt hàng [Mã PO] ngày [dd/mm/yyyy], accepted Purchase Order [PO No.] dated theo các thông tin dưới đây. [date], subject to the details below. Ngày giao dự kiến: [ ] Expected delivery date: [ ] Địa điểm giao hàng: [ ] Delivery location: [ ] Điều kiện thanh toán: [ ] Payment terms: [ ] Tổng giá trị đơn hàng: [ ] Total order value: [ ] Nếu có bất kỳ sai lệch nào so với PO, vui lòng If any detail differs from your Purchase Order, phản hồi trước [thời hạn] để hai bên thống please reply by [deadline] so both parties can nhất. align before further processing. Trân trọng, Best regards, [Tên người gửi – Chức vụ – Công ty] [Name – Title – Company] Gợi ý trường dữ liệu nên kiểm tra trước khi gửi xác nhận: PO number, customer, item/SKU, quantity, unit price, UOM, delivery date, ship-to, payment terms và các thay đổi so với đơn gốc.